El manejo diario de las operaciones de un hotel es algo complejo. Aparte de los servicios de mantenimiento y hospitalidad hacia los huéspedes, hay muchas cosas que tienen que hacerse detrás de cámaras para asegurarse de que el hotel marche sin problemas. Algo tan simple como olvidar enviar un pedido o presentar una factura con errores puede tener graves consecuencias. Típicamente, esta carga de responsabilidad caería por completo en los hombros del gerente. Pero con los avances tecnológicos, ahora existen soluciones de software disponibles para que los gerentes de hotel puedan simplificar y agilizar sus labores.

Desafortunadamente, las soluciones en oferta varían en sus grados de eficacia y puede ser una pesadilla el tratar de diferenciar entre las buenas plataformas y las malas. Con esto en mente, hemos preparado 3 preguntas que los gerentes de hotel deben hacerles a sus proveedores de Sistema de Administración de Propiedades (PMS, por sus siglas en inglés) para seleccionar la plataforma que mejor se ajuste a sus necesidades.

¿Qué tan seguro es tu Sistema de Administración de Propiedades?

Sin importar en qué parte del mundo estés, la seguridad ies probablemente el aspecto más importante a la hora de elegir un sistema de administración de propiedades. La protección de datos se trata con un intenso escrutinio entre muchos sistemas judiciales y reguladores, y esto se volverá cada vez más estricto a medida que pase el tiempo.

En la UE, el nuevo RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) ha tenido un gran impacto en todos los ámbitos para todas las industrias y empresas. Proteger la información de los clientes, almacenarla de forma segura y el uso de identificadores personales como números en vez de nombres es clave en este reglamento con sanciones significativas en caso de no acatarse. De hecho, las sanciones están diseñadas específicamente para proporcionar dificultades financieras a las empresas que incumplen las normas con multas de hasta €20 millones. La idea es que, si una compañía infringe el RGPD, inmediatamente quedará en bancarrota y tendrá que salir del mercado por completo.

Incluso si tu compañía fuera capaz de cubrir el costo, la UE puede recaudar el 2% de la facturación anual, lo que de nuevo podría ser devastador para los márgenes de ganancias. La consideración clave al obtener un sistema de administración de propiedades es si cumple con el reglamento y si ofrece protección adecuada para tu negocio. Un error común es creer que el RGPD no tiene alcance global; pero sí lo tiene, la UE puede sancionar a las empresas de todo el mundo si tienen información sobre los ciudadanos de la UE. Dada la transitoria base de clientes en la industria hotelera, no es exagerado imaginar que una pareja de Alemania se quede en tu hotel en algún momento.

Una buena manera de evaluar esto es preguntarle a tu proveedor de PMS qué han hecho para proteger a las empresas luego de la implementación del RGPD. Tu proveedor debe poder responder con implementaciones específicas de la plataforma que se utilizan para proteger tu valiosa información y evitar violaciones tanto de la información como del reglamento.

¿Abarca tu Sistema de Administración de Propiedades todos los aspectos de la administración hotelera?

Además de la seguridad, querrás asegurarte de que la plataforma que estás seleccionando sea adecuada para tu propósito. No tiene sentido invertir en un sistema de administración de propiedades que sea completamente seguro, pero sin ninguna funcionalidad práctica. Será bueno que analices la plataforma e identifiques todas las características útiles y veas cómo hará tu vida más fácil.

Seleccionar una plataforma con limitaciones será frustrante e infructuoso. Hay muchos casos en que los gerentes de hoteles invierten en sistemas de administración de propiedades y luego descubren que están duplicando su carga de trabajo utilizando ese sistema. Esto nunca debería ser el caso.

Un sistema de administración de propiedades debe ser multifuncional, ahorrar tiempo y aumentar las ganancias.

Como regla general, debes verificar que tu sistema de administración de propiedades tenga todas las siguientes características:

Calendario integrado

Las reservas y los registros provienen de una gran cantidad de fuentes; algunas se hacen tradicionalmente por teléfono y otras se hacen en línea a través de una multitud de sitios web de reservas como booking.com. Querrás asegurarte de que tu sistema de administración de propiedades tenga un calendario interactivo que se actualice en tiempo real a medida que se realizan las reservas. Esto significa que cuando tienes al Sr. Smith en el teléfono reservando una habitación, no lo estás poniendo en la habitación 203 que se acaba de reservar en línea.

Capacidad completa de facturación y localización

ALas prácticas contables juegan un papel crucial en la gestión adecuada de un hotel. Debes asegurarte de que tu sistema de administración de propiedades tenga capacidad de facturación, así como la capacidad de facturar a través de diferentes regímenes fiscales. Esto es especialmente importante cuando se trata de calcular si el IVA es aplicable en una reserva determinada. Otra consideración es que el sistema se entregue en un idioma que tú y tu personal puedan usar. Si el gerente de tu hotel solo habla español, querrás asegurarte de que la interfaz se entregue completamente en español, por ejemplo.

Limpieza y mantenimiento de las habitaciones

SA veces las cosas no salen según lo planeado; es posible que encuentres una fuga en una de tus habitaciones y necesites sacarla del mercado temporalmente mientras se resuelve el problema. Un sistema de administración de propiedades debe permitirte realizar cambios en la disponibilidad de la habitación y sincronizarlo en todas las plataformas en las que se anuncia la habitación. Otro elemento importante de la administración hotelera es el servicio de limpieza. Tener una plataforma que realice un seguimiento del servicio de limpieza, así como cualquier problema que ocurra, mejorará significativamente tu programa de limpieza y evitará que los huéspedes esperen mientras la habitación queda lista. Una vez más, esta característica debe funcionar en tiempo real.

Administración de informes y registros

El último aspecto clave a considerar es que el sistema de administración de propiedades pueda producir informes precisos y útiles. Algunas plataformas producen informes que no tienen relación con el volumen de negocios o la rentabilidad y, si bien puede ser bueno ver la información con un solo vistazo, no tiene un beneficio tangible real cuando se trata de realizar mejoras en la administración del hotel. La última característica que debes buscar es que tu sistema de administración de propiedades pueda funcionar con sitios web y aplicaciones de terceros. Esto es especialmente importante cuando se trata de administrar reservas y registros en línea.

¿Veré algún retorno en la inversión?

La pregunta final no es tan importante como las dos primeras, pero es una gran consideración que debe hacer. A fin de cuentas, un hotel es un negocio. Cuando adoptes un sistema de administración de propiedades, querrás saber que está invirtiendo tu dinero de manera inteligente y que el sistema es valioso para tus objetivos comerciales.

AUn buen sistema de administración de propiedades te permitirá identificar áreas en las que puedes mejorar financieramente y ayudar a reducir costos innecesarios. También debe proporcionar una solución efectiva para facilitar la cantidad de tiempo que te tardas en completar los procesos diarios del hotel y ahorrarle tiempo al gerente del hotel. Esto, invariablemente, les permitirá enfocarse en otros aspectos de su función laboral, como promover el hotel y aumentar los ingresos.

Solo después de haber hecho estas 3 preguntas, tendrás una idea general de si el sistema de administración de propiedades que estás considerando es el adecuado para tu negocio hotelero.

En hoteliga, hemos desarrollado un sistema completo de administración de propiedades que no solo abarca los aspectos fundamentales que se mencionan anteriormente, sino que también brinda una gama completa de características y beneficios que serán fundamentales para ayudarte a crecer tu negocio hotelero. Nos encanta presumir sobre el sistema de administración de propiedades de hoteliga y todos los excelentes productos que ofrece y siempre son bienvenidas las preguntas sobre nuestro sistema y sobre cómo puede ayudarte a aumentar tu rentabilidad.