Η καθημερινή διαχείριση της λειτουργίας ενός ξενοδοχείου είναι αναμφίβολα πολύπλοκη. Εκτός από τις βασικές υπηρεσίες καθαριότητας και φιλοξενίας, υπάρχουν πολλά άλλα που πρέπει να γίνουν καθημερινά στο παρασκήνιο, έτσι ώστε να διασφαλιστεί η ομαλή λειτουργία του ξενοδοχείου. Κάτι τόσο απλό, όπως το να ξεχάσετε να καταχωρήσετε μια παραγγελία ή να μην τιμολογήσετε σωστά, μπορεί να έχει κακές συνέπειες. Συνήθως, το βάρος της ευθύνης επωμίζεται ο διευθυντής του ξενοδοχείου. Ωστόσο, με την εξέλιξη της τεχνολογίας, διατίθενται πλέον λύσεις λογισμικού που έχουν ως στόχο τον εξορθολογισμό των διαδικασιών και την απλούστευση της δουλειάς των διευθυντών ξενοδοχειακών μονάδων.

Δυστυχώς, οι λύσεις που προσφέρονται στην αγορά παρουσιάζουν μεγάλη διαφοροποίηση ως προς τον βαθμό αποτελεσματικότητάς τους, ενώ η διαδικασία επιλογής της κατάλληλης πλατφόρμας μπορεί να γίνει ένας πραγματικός εφιάλτης. Έχοντας αυτό υπόψη, συγκεντρώσαμε για εσάς τις 3 κυριότερες ερωτήσεις που θα πρέπει να κάνετε στους παρόχους PMS (Property Management System), έτσι ώστε να επιλέξετε την πλατφόρμα που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες της ξενοδοχειακής σας μονάδας.

1. Πόσο ασφαλές είναι το PMS σας;

Σε οποιοδήποτε μέρος του κόσμου και αν δραστηριοποιείστε, η ασφάλεια είναι πλέον ίσως ο πιο σημαντικός παράγοντας επιλογής ξενοδοχειακού λογισμικού. Όλα τα νομοθετικά, ρυθμιστικά και δικαστικά συστήματα δίνουν ιδιαίτερη σημασία στην προστασία των δεδομένων και η εν λόγω προστασία αναμένεται να ενισχυθεί με την πάροδο του χρόνου.

Στην Ευρωπαϊκή Ένωση, η πρόσφατη εφαρμογή του νέου Γενικού Κανονισμού για την Προστασία των Προσωπικών Δεδομένων (GDPR- General Data Protection Regulation), είχε σημαντικό αντίκτυπο σε όλους τους κλάδους και τις επιχειρήσεις. Η προστασία των πληροφοριών των πελατών, η αποθήκευσή τους με ασφαλή τρόπο και η χρήση προσωπικών αναγνωριστικών, όπως η χρήση αριθμών έναντι ονομάτων, είναι ορισμένα σημεία που δίνει ιδιαίτερη βαρύτητα ο νέος κανονισμός, ενώ παράλληλα προβλέπει μεγάλα πρόστιμα σε περίπτωση μη συμμόρφωσης. Στην πραγματικότητα, οι προβλεπόμενες κυρώσεις έχουν σχεδιαστεί ειδικά για να δημιουργούν οικονομικές δυσκολίες σε επιχειρήσεις που παραβιάζουν την προστασία των προσωπικών δεδομένων, με πρόστιμα που φτάνουν έως και τα 20 εκατομμύρια ευρώ. Η γενική ιδέα είναι ότι εάν μια επιχείρηση παραβιάζει τον GDPR, θα της επιβληθούν πρόστιμα που θα την οδηγήσουν στη χρεοκοπία και θα αποσυρθεί εν τέλει από την αγορά.

Ακόμη και αν η επιχείρησή σας είναι σε θέση να καλύψει το κόστος, η Ευρωπαϊκή Ένωση μπορεί να διεκδικήσει την είσπραξη μέχρι και του 2% του ετήσιου κύκλου εργασιών της επιχείρησης, γεγονός που πιθανότητα θα κατέστρεφε το περιθώριο κέρδους. Συνεπώς, το βασικό σας μέλημα θα πρέπει να είναι η εύρεση μιας πλατφόρμας ξενοδοχειακής διαχείρισης που να ακολουθεί τον κανονισμό και να παρέχει επαρκή προστασία στην επιχείρησή σας. Μια κοινή, όμως εσφαλμένη, αντίληψη είναι ότι ο GDPR δεν έχει παγκόσμια εμβέλεια και αφορά μόνο στην Ευρωπαϊκή Ένωση. Στην πραγματικότητα η ΕΕ μπορεί να επιβάλλει κυρώσεις σε εταιρείες σε όλο τον κόσμο, ανεξάρτητα από την έδρα τους, εάν διατηρούν προσωπικά δεδομένα πολιτών της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Έτσι, ειδικά στον ξενοδοχειακό κλάδο που οι επισκέπτες του ξενοδοχείου μπορεί να προέρχονται από οποιαδήποτε χώρα, ο GDPR μπορούμε να πούμε ότι παρουσιάζει σχεδόν παγκόσμια ισχύ. Ένας καλός τρόπος για να αξιολογήσετε τις διάφορες πλατφόρμες PMS, είναι να ρωτήσετε τον εκάστοτε πάροχο τι μέτρα έχουν λάβει και κατ’ επέκταση τι έχει αλλάξει στο λογισμικό που προσφέρουν μετά από την εφαρμογή του GDPR. Στην ερώτηση αυτή η εταιρεία υλοποίησης του λογισμικού θα πρέπει να είναι σε θέση να σας απαντήσει με συγκεκριμένες ενέργειες και υλοποιήσεις που στοχεύουν αφενός στην προστασία των προσωπικών δεδομένων που διατηρούνται, και αφετέρου στην αποτροπή τυχόν παραβιάσεων.

2. Το σύστημα διαχείρισης καταλυμάτων καλύπτει όλες τις πτυχές διαχείρισης της ξενοδοχειακής μονάδας;

Εκτός από το ζήτημα της ασφάλειας, θα πρέπει επίσης να διασφαλίσετε ότι η πλατφόρμα που θα επιλέξετε καλύπτει πλήρως τις ανάγκες του ξενοδοχείου σας. Δεν έχει νόημα η επένδυση σε ένα PMS που είναι μεν απολύτως ασφαλές, αλλά δεν είναι πρακτικό στη χρήση. Καλό θα ήταν να ρίξετε μια ματιά στην πλατφόρμα και να προσδιορίσετε όλες τις λειτουργίες που θα ήταν χρήσιμες για την επιχείρηση σας, αναλογιζόμενοι το πώς θα μπορούσε να κάνει την καθημερινότητα σας πιο εύκολη.

Εάν επιλέξετε μία πλατφόρμα με περιορισμούς, η εμπειρία σας θα είναι εν τέλει απογοητευτική και όλη η προσπάθειά σας άκαρπη. Η εμπειρία μας έχει δείξει ότι πολλοί διευθυντές ξενοδοχείων επιλέγουν να επενδύσουν σε ένα σύστημα, το οποίο αντί να τους διευκολύνει, διπλασιάζει τον όγκο εργασίας τους. Αυτό δε θα έπρεπε ποτέ να συμβαίνει.

Ένα PMS θα πρέπει να περιλαμβάνει πολλές λειτουργίες στοχεύοντας στην εξοικονόμηση χρόνου και στην αύξηση της κερδοφορίας της ξενοδοχειακής μονάδας. Πρακτικά, καλό θα ήταν να σιγουρευτείτε ότι το σύστημα διαχείρισης που θα επιλέξετε περιλαμβάνει όλες τις παρακάτω δυνατότητες.

Ενσωματωμένο Ημερολόγιο

Οι κρατήσεις προέρχονται συνήθως από μια πληθώρα καναλιών, αφού μερικές γίνονται με τον παραδοσιακό τρόπο καλώντας τηλεφωνικά το ξενοδοχείο, ενώ άλλες γίνονται ηλεκτρονικά μέσω διάφορων ιστοσελίδων, όπως η booking.com. Έτσι, είναι αναγκαίο να διασφαλίσετε ότι το PMS σας διαθέτει ένα διαδραστικό ημερολόγιο, το οποίο ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο καθώς γίνονται οι διάφορες κρατήσεις. Αυτό σημαίνει πρακτικά ότι εάν έχετε στην τηλεφωνική σας γραμμή τον κ. Παπαδόπουλο, ο οποίος θέλει να πραγματοποιήσει μία κράτηση, δε θα μπορείτε να του δώσετε το δωμάτιο 203, στο οποίο μόλις έχει μόλις κάνει κράτηση μέσω του διαδικτύου.

Δυνατότητα Πλήρους και Προσαρμοσμένης Τιμολόγησης

Οι λογιστικές πρακτικές παίζουν καθοριστικό ρόλο στην απρόσκοπτη διαχείριση της ξενοδοχειακής μονάδας. Θα πρέπει, λοιπόν, να βεβαιωθείτε ότι το PMS που θα επιλέξετε προσφέρει τη δυνατότητα τιμολόγησης, αλλά και την απαραίτητη ευελιξία και προσαρμοστικότητα σε διάφορα φορολογικά καθεστώτα. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό, όταν πρόκειται για τον υπολογισμό του Φ.Π.Α. και αν αυτός θα πρέπει να εφαρμοστεί στην εκάστοτε κράτηση. Επιπρόσθετα, το λογισμικό θα πρέπει να παρέχεται σε μία γλώσσα που να χρησιμοποιείτε τόσο εσείς, όσο και το προσωπικό σας. Για παράδειγμα εάν ο διευθυντής του ξενοδοχείου μιλά μόνο Ισπανικά, θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι όλες οι πληροφορίες και οι λειτουργίες θα παρέχονται και στα Ισπανικά, χωρίς σφάλματα και παρεκκλίσεις.

Υπηρεσίες Καθαριότητας και Συντήρησης Δωματίων

Μερικές φορές τα πράγματα δεν εξελίσσονται όπως ήταν προγραμματισμένα και μπορεί για παράδειγμα να παρατηρηθεί κάποια διαρροή ή κάποια άλλη ζημιά σε ένα από τα δωμάτια του ξενοδοχείου. Σε αυτές τις περιπτώσεις, συνήθως το εν λόγω δωμάτιο θα πρέπει να μην διατίθεται σε πελάτες, μέχρις ότου αποκατασταθεί η ζημιά. Έτσι, το PMS θα πρέπει να σας παρέχει τη δυνατότητα να κάνετε αλλαγές στη διαθεσιμότητα των δωματίων σας και να ενημερώνει αυτόματα όλα τα κανάλια προβολής και προώθησης των κρατήσεων. Παράλληλα, ένα άλλο αναπόσπαστο κομμάτι της καθημερινής λειτουργίας της ξενοδοχειακής μονάδας είναι η υπηρεσία καθαριότητας, η οποία θα πρέπει να παρακολουθείται από το λογισμικό, έτσι ώστε οποιοδήποτε πρόβλημα προκύψει να αντιμετωπιστεί άμεσα και να μην κάνει τους επισκέπτες να περιμένουν μέχρι να ετοιμαστεί το δωμάτιο. Και σε αυτήν την περίπτωση, η παρακολούθηση της προόδου της υπηρεσίας καθαριότητας θα πρέπει να γίνεται σε πραγματικό χρόνο.

Αναφορές και Διαχείριση Κρατήσεων

Ένα ακόμη στοιχείο που θα πρέπει να λάβετε υπόψη είναι το σύστημα που θα επιλέξετε να μπορεί να παράγει χρήσιμες και ακριβείς αναφορές. Μερικές πλατφόρμες επικεντρώνονται στην παραγωγή αναφορών που δεν παρουσιάζουν σαφή στοιχεία για τον κύκλο εργασιών ή για την κερδοφορία της επιχείρησης. Έτσι, οι αναφορές αυτές δεν μπορούν να σας βοηθήσουν ουσιαστικά ώστε να εντοπίσετε τυχόν προβλήματα και να τα βελτιώσετε διάφορες πτυχές διαχείρισης της ξενοδοχειακής σας μονάδας. Μία τελευταία δυνατότητα που θα πρέπει να σιγουρευτείτε ότι διαθέτει το λογισμικό που θα επιλέξετε ειναι να παρέχει δυνατότητα διασύνδεσης με ιστοσελίδες τρίτων και με εφαρμογές, διότι είναι σημαντικό να ενημερώνεται και να διαχειρίζεται τις διαδικτυακές κρατήσεις και τα check-in.

3. Θα αποδώσει η επένδυσή μου;

Μπορεί αυτό το τελικό ερώτημα να μην είναι τόσο σημαντικό όσο τα προηγούμενα δύο, ωστόσο έχει μεγάλη σημασία να το λάβετε υπόψη. Ένα ξενοδοχείο παραμένει να είναι μία επιχείρηση, η οποία θα πρέπει να έχει τελικό στόχο το κέρδος. Έτσι, κατά την υιοθέτηση ενός PMS καλό θα ήταν να ξοδέψετε τα χρήματα σας με σοφό τρόπο, επιλέγοντας μια πλατφόρμα που θα φέρνει την επιχείρηση σας συστηματικά πιο κοντά στους επιχειρηματικούς σας στόχους.

Ένα καλό σύστημα διαχείρισης καταλυμάτων θα σας επιτρέψει να εντοπίσετε τομείς που μπορείτε να βελτιώσετε οικονομικά, ενώ παράλληλα θα σας βοηθήσει να μειώσετε τα περιττά έξοδα. Επίσης, θα μειώσει το χρόνο ορισμένων διαδικασιών, προσφέροντας περισσότερο χρόνο στο προσωπικό σας, αλλά και στο διευθυντή της ξενοδοχειακής μονάδας, έτσι ώστε να μπορούν να αφοσιωθούν στην εξυπηρέτηση των πελατών.

Only once you have asked these 3 questions will you have an overall idea of whether the property management system you’re looking at is the right one for your personal hotel and property management business.

Στη hoteliga, έχουμε αναπτύξει ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης καταλυμάτων, το οποίο όχι μόνο περιλαμβάνει τις θεμελιώδεις πτυχές που αναφέρθηκαν παραπάνω, αλλά παρέχει και ένα πλήρες φάσμα λειτουργιών και πλεονεκτημάτων που θα σας βοηθήσουν να αναπτύξετε την ξενοδοχειακή σας επιχείρηση. Εάν έχετε οποιαδήποτε ερώτηση σχετικά με το προϊόν μας ή θέλετε να μάθετε πώς να αυξήσετε τα κέρδη σας, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας.